Día mundial del backup: recuerda la importancia de hacer copia de seguridad de tus datos

Como cada año desde hace tiempo, el próximo 31 de marzo se celebra el día mundial del backup, una iniciativa que recuerda la importancia de contar con una o varias copias de seguridad de nuestros datos importantes. Tanto si solamente queramos tener una copia de nuestra información personal como si se trata de respaldar la información de toda una empresa hay una serie de puntos que debemos tener en cuenta.

La importancia de las copias de seguridad

Con la cantidad de información que almacenamos actualmente resulta sorprendente pensar que muchos usuarios no siguen una política correcta de copias de seguridad o directamente no disponen de ella. Tan solo cuando ocurre un incidente, ya sea en forma de malware, fallo de dispositivo o pérdida de acceso a la información es cuando estos usuarios se lamentan de no haber realizado esta copia antes.

Y es que los datos suelen almacenarse en dispositivos que son más propensos de lo que nos gustaría a estropearse, perderse o ser robados. Pensemos en toda la información importante que se almacena en los discos duros de nuestro ordenador doméstico o en nuestro terminal corporativo. No nos paremos ahí y pensemos también en la información almacenada en nuestro dispositivo móvil que confiamos tener siempre a mano pero que, de repente, puede desaparecer.

Para evitar quedarnos sin nuestros valiosos datos es importante no solo que realicemos copias de seguridad. También hemos de asegurarnos de que estas se están realizando de forma correcta para poder restaurar la información cuando sea necesario. Este detalle es importante puesto que no son pocos los que realizan sus backups sin preocuparse de este punto y cuando necesita recuperar la información se da cuenta de que no puede hacerlo.

Además, hemos de tener muy en cuenta la aplicación del Reglamento Europeo de protección de datos, que desde mayo de 2016 es de obligado cumplimiento y que en mayo de 2018 comenzará a imponer sanciones a aquellas empresas que no gestionen los datos de sus clientes de forma adecuada. Esto incluye tener estos datos disponibles y poder recuperarlos de forma efectiva en el menor tiempo posible por lo que el backup es una pieza fundamental para cumplir con esta normativa.

Cinco puntos clave de una copia de seguridad…

Para tener una buena política de copias de seguridad recomendamos tener en cuenta los siguientes consejos:

1.- Realiza backup de forma periódica: De poco sirve tener una copia de seguridad si esta se encuentra desactualizada ya que los datos más recientes no se podrán recuperar. Este punto es especialmente crítico en aquellas empresas que actualicen la información constantemente y que necesitan tener de la versión más actualizada posible.

2.- No retrases la realización del backup. El 31 de marzo sirve como recordatorio y llamada a la acción para todos aquellos usuarios y empresas que aun no se hayan decidido a hacer una copia de seguridad de sus datos. Es importante que se empiece a realizar este backup lo antes posible y actualizarlo periódicamente según nuestro ritmo de generación y actualización de datos.

3.- Almacena tus copias de seguridad en sitios diferentes. De poco sirve una copia de seguridad si sufrimos un desastre natural o un incendio y tanto la información importante como el backup se encuentran en el mismo sitio y se ven afectadas. Muchas empresas y usuarios optan por tener copias en diferentes lugares e incluso una técnica muy recomendada es utilizar tanto medios físicos como el almacenamiento en la nube para guardar toda aquella información que consideremos importante.

4.- Cifra toda la información confidencial. Tanto si almacenamos nuestra copia de seguridad en un medio físico como en la nube es importante cifrar aquellos datos que sean confidenciales. De esta forma evitaremos que un acceso no autorizad obtenga información que pueda ser usada en nuestra contra o por nuestra competencia. Este punto es clave para cumplir con el GDPR y existen soluciones que pueden ayudarnos a gestionar de forma efectiva el cifrado de nuestra información.

5.- Aprovecha las facilidades de la automatización. Aunque es perfectamente factible que utilices medios tradicionales como el copiar/pegar para realizar copias de seguridad en entornos domésticos o incluso en pequeñas empresas, lo más aconsejable es aprovechar las posibilidades que ofrece el software de backup actual. Incluso los propios sistemas operativos incluyen esta funcionalidad pero, si estás interesado en este tipo de aplicaciones te recomendamos que leas nuestro siguiente apartado.

…y otros cinco de un buen software de backup

1.- Elección de la frecuencia con la que se realizará la copia de seguridad. Dependiendo de la frecuencia con la que se modifiquen o añadan datos que consideremos importantes se deberá configurar la frecuencia de realización de las copias de seguridad. Es muy probable que un usuario doméstico no necesite hacer más de un backup cada uno o varios meses pero en un entorno corporativo es frecuente ver como se realizan a diario e incluso cada pocas horas.

2.- Posibilidad de seleccionar los datos a guardar. Cuando se maneja una gran cantidad de información es probable que no se necesite realizar una copia de todos y cada uno de los ficheros. Por ese motivo es importante que el software de copia de seguridad permita seleccionar los ficheros de los que guardaremos una copia y, de esta forma, ahorrar espacio.

3.- Creación de una imagen del sistema. Si nuestros equipos se han visto afectados por un desastre natural o incendio o un malware que no permita trabajar normalmente con ellos, una de las soluciones más efectivas es restaurar a partir de una imagen del sistema que permita empezar a trabajar lo antes posible con las aplicaciones utilizadas en nuestra empresa. Una vez conseguido esto podemos restaurar los datos importantes a partir del backup, habiendo perdido una cantidad de tiempo mucho menor que si hubiéramos tenido que recuperar todos los sistemas desde cero.

4.- Control de acceso y cifrado de la información. Tan importante como realizar copias de seguridad de la información es controlar quien puede tener acceso a la misma. Por eso se debe utilizar siempre que sea posible un programa de backup que permita tanto cifrar las copias de seguridad como establecer un control de acceso a las mismas. De esta forma evitaremos que la información confidencial se vea comprometida en caso de perdida o robo.

5.- Utilización de algoritmos de compresión efectivos. La cantidad de datos que se pueden llegar a almacenar en una copia de seguridad puede ser muy elevada por lo que debemos utilizar una solución de backup que permita comprimirlos y restaurarlos de forma rápida y eficaz. El espacio de almacenamiento es un bien preciado tanto para usuarios domésticos como para empresas y debemos evitar malgastarlo.

Conclusión

Que la copia de seguridad tenga un día propio para recordar su importancia nos debe hacer reflexionar en la cantidad de datos que generamos y almacenamos a diario. Muchas veces caemos en el error de pensar que esos datos siempre van a estar disponibles pero las posibilidades de perderlos están ahí. Por eso mismo debemos aplicar los consejos que hemos proporcionado en este artículo y empezar a preparar un plan de recuperación para afrontar una situación en la que se vean afectados por algún incidente.

Josep Albors